Co do zasady warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą ustalają układy zbiorowe pracy. Jednak pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, nie objętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania.

Ustalając liczbę pracowników, od której zależy konieczność wprowadzenia regulaminu wynagradzania, należy uwzględnić wszystkich pracowników - niezależnie od tego, czy pracują na cały czy na część etatu, oraz niezależnie od podstawy nawiązania stosunku pracy.

Zobacz: Śmierć pracownika a prawo spadkowe

W przypadku gdy pracodawca wprowadził już regulamin wynagradzania, a liczba pracowników spadnie poniżej 20 pracowników, regulamin nie przestaje obowiązywać.

W regulaminie wynagradzania pracodawca może ustalić także inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania.

Regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jeżeli jednak u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią regulamin wynagradzania. Natomiast, jeśli u pracodawcy działa kilka zakładowych organizacji związkowych, powinny one przedstawić mu wspólne stanowisko w sprawie projektu regulaminu wynagradzania.

Regulamin wynagradzania obowiązuje do czasu objęcia pracowników zakładowym układem zbiorowym pracy lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określanie, na jego podstawie, indywidualnych warunków umów o pracę.